Por que ter um parceiro gestor de viagens corporativas?

No segmento corporativo, tanto de viagens como de eventos, o relacionamento com os players da indústria é muito dinâmico e diversificado, e envolve de formas diferentes, um grande número de interações.

Muitas vezes, a frente das negociações, pela complexidade do segmento, está o parceiro gestor de viagens corporativas, que é uma TMC (Travel Management Company), e que se relaciona com todos os players – empresas-cliente, fornecedores e associações – de forma direta ou indireta.

Relações entre os players

A Travel Management Company (TMC) é muitas vezes o player central no mercado de viagens e eventos corporativos. Isto ocorre pois ela concentra a maioria dos processos de reservas, compras, emissões, pagamentos e consolidação de dados, com informações sobre o comportamento de compras da empresa e consequentemente, sobre a utilização dos fornecedores. Ela é fundamental para os clientes, pois presta consultoria e oferece as melhores condições de negócio, do ponto de venda (atendimento) até a gestão, analisando o comportamento de compras e sugerindo atualizações das políticas, novas negociações e inovações de produtos e serviços. 

Além disso, a TMC tem como um de seus serviços abastecer o cliente com informações do mercado de aviação, que é muito dinâmico, e a consolidação de dados, que pode aumentar a eficiência, reduzir redundâncias e poupar dinheiro e tempo do cliente.

Para atender a essas demandas, a TMC está sempre em contato com todos os fornecedores do mercado. Ao negociar e se relacionar com eles, ela cria programas de parcerias, nos quais pode oferecer tarifas negociadas àqueles clientes que possuem pouco volume financeiro para negociar diretamente com os fornecedores específicos e até intermediar negociações em nome do ou para o cliente.

Companhias aéreas 

O maior gasto dentro da conta de viagens corporativas das empresas geralmente são as passagens aéreas. As companhias aéreas fazem acordos de parcerias com as TMCs para beneficiar os clientes que possuem pequeno volume de compra e os clientes que não estabeleceram acordos comerciais diretamente com as companhias aéreas. 

Além disso, as companhias aéreas relacionam-se diariamente com os funcionários das TMCs para dar suporte operacional e consultivo, o que beneficia a empresa-cliente da TMC, que receberá atendimento de um profissional que está atualizado com as principais informações de mercado.

Hotéis

Os clientes corporativos criam seus programas de hospedagem, com o suporte de sua TMC. As TMCs geralmente disponibilizam as informações gerenciais (relatórios de volume, ARN e número de pernoite, entre outras informações) para que estes programas possam evoluir continuamente.

A negociação ou renovação de contrato com o hotel deve passar por avaliações que levem em conta a opinião do viajante, que costuma dar mais feedbacks sobre os hotéis do que sobre as companhias aéreas, por meio de pesquisa de satisfação ou notificando diretamente o gestor ou a TMC.

As TMCs também se relacionam com a hotelaria e desenvolvem programas de parceria com hotéis independentes ou de redes com o propósito de oferecer tarifas negociadas para seus clientes, em cidades e/ou propriedades onde estes não têm fácil acesso de negociação.

Para que as informações sejam acuradas, a política de viagens deve definir o canal de reserva e compra de noites de hotéis e o meio de pagamento. Caso as reservas não sejam feitas pela TMC, podem-se perder Informações gerenciais e de rastreamento dos viajantes, dados que precisam ser de conhecimento da diretoria da empresa.

Ter um parceiro gestor de viagens corporativas, nesse contexto de mercado, torna-se fundamental. Não somente as relações e negociações com companhias aéreas e de hotelaria são importantes, mas também o devido trato com locadoras, transfers, associações e o adequado uso dos meios de pagamento são essenciais para a gestão de custos, administração diária da operação, de forma transparente e especializada. Os serviços operacionais e consultivos oferecidos, o controle sobre relatórios, aderentes às necessidades do cliente e o atendimento ágil às demandas diárias tornam o parceiro gestor de viagens corporativas (TMC – Travel Management Company) um aliado na busca dos objetivos estratégicos da empresa.

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